المملكة الاردنية الهاشمية

وزارة التربية والتعليم

إمكانية وصول الأشخاص ذوي الإعاقة

تجاوز إلى المحتوى الرئيسي
تجاوز إلى القائمة الرئيسية
تغيير ألوان الموقع

 

قســــــــــم الديـــــــــوان

 

        هو عبارة عن حلقة وصل بين الميدان والمديرية والوزارة ، يقوم باستقبال المعاملات وتحويلها إلى الجهات المعنية ليصار إلى إنجازها والرد عليها في الوقت المناسب لاخراجها بصورتها النهائية عبر القسم .

 

الأنشطة : -

  1. العمل جاري على تعبيد الساحات الغير معبدة وذلك للتيسير على المواطنين وذلك لموقع المديرية ضمن مجمع الداوئر الحكومية .
  2. تكليف موظف من قسم الديوان بإرسال وإحضار البريد من مكتب البريد إضافة إلى تسليم اغلبها باليد .
  3. متابعة الجهات المختصة والمعنية من أجل إنشاء بئر ماء داخل مبنى المديرية لاستغلال مياه الامطار .
  4. يقوم قسم الديوان بكافة الاعمال التي تطلب منها والعمل على توفيرها لتسهيل المهمة على الاقسام والميدان .
  5. مساعدة المراجعين ومتابعتهم ليتمكنوا من انجاز عملهم بكل سهولة وسرعة ويسر .
  6. متابعة دوام الموظفين في بداية الدوام ونهايته ورصد مغادراتهم الرسمية والخاصة أثناء أوقات الدوام حسب الاصول .
  7. عمل الصيانة الخفيفة واللازمة  لخطوط الهاتف وتأمين المكالمات الواردة والصادرة بامان وسرية وبصفة مستعجلة .

 

الطموحات المستقبلية

  1. إنجاز كافة المعاملات الرسمية الصادرة من المديرية عبر المنظومة الالكترونية أسوة بالوزارة وتوفيراً للوقت والجهد والمال .
  2. تفعيل البريد الالكتروني بما يسمى الشبكة العنكبوتية بين المديرية والوزارة والمديرية والميدان وبين الاقسام المختلفة والديوان ليتسنى للمراجعين معرفة مكان المعاملة وما تم انجازه توفيراً للوقت والجهد والمال ولتأمين المعاملات من الضياع .

انجازات القسم 

اولاً : وحدة الوارد والصادر

 

  • استقبال الكتب الرسمية الواردة من الميدان والمؤسسات والدوائر الحكومية بعد تدقيها وختمها بالخاتم الرسمي يوميا وحسب الاصول .
  1. وضع  الرقم المتسلسل على المعاملات الرسمية وتحويلها  الى القسم المعني على ملف جانبي ليصار  إلى إجراء اللازم عليها يوميا .
  2. الرد على الكتب الرسمية الصادرة من الاقسام والمدارس والمؤسسات الحكومية ووزارة التربية والتعليم عند الطلب والحاجة وحسب الاصول .
  3. استقبال البريد الصادر من وزارة التربية والتعليم يومياً على البوابة الالكترونية وإرساله الى عطوفة مدير التربية والتعليم حسب الاصول .
  4. العمل على تعميم الكتب الصادرة من المديريــــــــــــــــــــــــــــة الى المدارس عبر الGmail يومياً موثقة في سجل خاص بذلك .
  5. تصدير الكتب الرسمية الصادرة الى مدارس المديرية يومياً بسجل خاص حسب الاصول .
  6. تصدير الكتب الرسمية الصادرة من المديرية الى المؤسسات والدوائر الحكومية بسجل خاص وحسب الاصول .
  7. استقبال الكتب الرسمية الواردة من المدارس والتي تخص قسم شؤون الموظفين بسجل خاص وحسب الاصول .
  8. تصدير الكتب الرسمية المرسلة الى وزارة التربية والتعليم بسجل خاص كذلك على نموذج الآيزو وحسب الاصول .

10.استقبال الكتب الرسمية الواردة من وزارة التربية والتعليم وتحويلها إلى الاقسام المعنية حسب الاصول

        وحسب نظام الايزو وذلك بعد اطلاع مدير التربية والمدراء المساعدين وقسم الرقابة الداخلية عليها .

  1. تسهيل مهام المراجعين والإسراع في انجاز معاملاتهم بالقبول والرضا وحسب الاصول .

 

 

ثانيا:    وحدة الطباعة

  1. طباعة الكتب الرسمية الصادرة من الاقسام وبعض الخطط والمعاملات والمشروحات التي تخص القسم بعد عرضها على رئيس القسم ليصار الى طباعتها حسب الاصول .
  2. تدقيق  الطباعة والتأكد من المعلومات وحفظها على شاشة الكمبيوتر قبل اصدار أمر الطباعة اليها يومياً .
  3. توثيق عدد الكتب الرسمية المطبوعة على سجل الايزو رقم ( Form # QF 72-7-7 rev.a ) حسب الاصول .  
  4. العمل على توزيع الكتب المطبوعة على صناديق الاقسام وإيصاله الى القسم المعني من قبل المراسلين.

 

 

 

 

 

 

 

ثالثاً:  وحدة ملفات الديوان / الارشيف والتصوير .

  1. استـــــــــــــلام وتسليـــــــــــــم الكتب الرسميـــــــــــــــــــــــة الــــــــواردة من والى المـــــــــــــــــــدارس حسب نموذج الايزو رقــــــــــــــــــــم (Form # QF72-7-5 rev.c) يومياً.
  2. تصوير المعاملات الرسمية والتعاميم وما تحتاجه أقسام المديرية وحفظ المعاملات التي أجرى عليها اللازم في الملفات العامة والخاصة للديوان يومياً.
  3. توزيع البريد الصادر من المديرية الى المدارس عبر صناديق مخصصة لكل مدرسة يومياً.
  4. الاتصال مع الشركات المعتمدة لصيانة آلات التصوير حسب نموذج الايزو كلما دعت الحاجة الى ذلك والمحافظة على ديمومتها من سوء الاستعمال.
  5. تأمين البريد الرسمي الصادر إلى المؤسسات والدوائر الحكومية عن طريق البريد الرسمي وباليد وحسب الاصول.

 

 

رابعاً : وحدة المقسم والاستعلامات

  1. استقبال المكالمات الواردة وتحويلها الى الجهات المعنية بالرد السريع بكل لطفٍ وأدب وحسب الاصول يومياً .
  2. الاسراع في تلبية طلبات جميع الموظفين وإجراء الاتصال مع الجهات المعنية بأسرع وقت ممكن يومياً.
  3. عمل الصيانة اللازمة لبعض الخطوط المعطلة وعند الطلب والحاجة لذلك وحسب الاصول .
  4. تسجيل  المكالمات الخلوية الصادرة في سجل نموذج الايزو والمعتمد يومياً ليصار الى توقيعها من الرئيس المباشر وعطوفة مدير التربية والتعليم شهريا.
  5. استقبال المراجعين واحترامهم وتلبية طلباتهم وإرشادهم الى الجهات المعنية يومياً.
  6. متابعة مغادرات الموظفين وحفظ النسخة الثانية في سجل خاص وترصيد المغادرات في نهاية الشهر وإرسالها إلى قسم شؤون الموظفين ليتم إجراء اللازم عليها وحسب الاصول .
  7. متابعة حركة الموظفين والمراجعين من والى المديرية وكذلك متابعة فتح وإغلاق  مصلى المديرية يومياً.

 

 

 

 

 

 

خامسا : المراسلين والحراس

  1. تأمين المراسلات الرسمية الى الجهات المعنية سريعا وحسب الاصول .
  2. العمل على نظافة المديرية ومكاتبها ونظافة الساحات الخارجية حسب التعليمات واصول العمل .
  3. تأمين المديرية والمحافظة عليها واغلاق الابواب الرئيسية  والتأكد من اغلاق النوافذ واطفاء الانارة حسب الاصول .
  4. متابعة ساعة المياة اسبوعيا والعمل على ضخ المياة عبر ماتور الماء الى البئر وخزانات المياة  حسب الاصول .

 

 

سادسا : الايميل الرسمي ( Gmail  )

  1. ارسال الكتب الرسمية لجميع المدارس وأقسام المديرية على موقع الايميل ( Gmail  ) .
  2. تسهيل وصول البريد الرسمي وتوفير الوقت والجهد والمال .

 

 

اهم فورمات ( iso ) المستخدمة :

  1. سجل زيارات جهة الصيانة ( QF72-71 ) .
  2. اعطاء خط صفر للموظفين ( QF72-72 ) .
  3. سجل البريد العادي ( QF72-7-3 ) .
  4. سجل تسليم البريد الصادر للوزارة ( QF72-7-4 ) .
  5. سجل استلام وتسليم البريد الرسمي ( QF72-7-5 ) .
  6. سجل عمل الطابعات ( QF72-7-7 ).

 

Print Friendly, PDF & Email